Dlaczego relacja agent-OFWCA nie jest klasyczną umową agencyjną i jakie ryzyka mogą wynikać z nieprecyzyjnej dokumentacji

Współpraca z OFWCA jest jednym z najważniejszych elementów działalności wielu agentów i multiagentów ubezpieczeniowych. W praktyce to właśnie osoby wykonujące czynności agencyjne często pozostają w bezpośrednim kontakcie z klientem, zbierają informacje potrzebne do analizy potrzeb klienta, przedstawiają ofertę i obsługują proces zawarcia umowy ubezpieczenia.

Dlatego umowa z OFWCA nie powinna być traktowana jak prosty dokument organizacyjny. To jeden z podstawowych instrumentów porządkujących relację między agentem a osobą, przy pomocy której agent wykonuje czynności agencyjne.

Jednym z praktycznych pytań, które pojawia się przy takich umowach, jest to, czy umowa zawierana między agentem a OFWCA może być uznana za umowę agencyjną w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Co do zasady – nie. Nie oznacza to jednak, że sposób napisania takiej umowy jest obojętny.

Umowa agencyjna to relacja zakład ubezpieczeniowy – agent

Klasyczna umowa agencyjna, o której mowa w art. 758 i nast. Kodeksu cywilnego, polega na tym, że agent zobowiązuje się do stałego pośredniczenia przy zawieraniu umów na rzecz dającego zlecenie albo do zawierania ich w jego imieniu.

W modelu dystrybucji ubezpieczeń dającym zlecenie jest zakład ubezpieczeń. To zakład zawiera umowę agencyjną z agentem i to na rzecz zakładu agent wykonuje czynności agencyjne.

OFWCA znajduje się w innym miejscu tej struktury. Nie jest samodzielnym agentem ubezpieczeniowym. Jest osobą fizyczną, przy pomocy której agent wykonuje czynności agencyjne. Działa na podstawie odpowiedniego upoważnienia i w ramach modelu przewidzianego w ustawie o dystrybucji ubezpieczeń.

To rozróżnienie ma podstawowe znaczenie. Relacja zakład–agent oraz relacja agent–OFWCA nie są tym samym, nawet jeżeli obie dotyczą sprzedaży ubezpieczeń i wykonywania czynności agencyjnych.

Ustawa wprost rozróżnia te dwa poziomy współpracy

Ustawa o dystrybucji ubezpieczeń przewiduje, że jeżeli agent ubezpieczeniowy albo agent oferujący ubezpieczenia uzupełniające zawiera z osobą fizyczną spełniającą wymogi ustawowe umowę dotyczącą wykonywania czynności agencyjnych, taka umowa nie jest uważana za umowę agencyjną.

W praktyce oznacza to, że ustawodawca świadomie oddziela:

• umowę agencyjną zawieraną między zakładem ubezpieczeń a agentem;
• umowę dotyczącą wykonywania czynności agencyjnych zawieraną między agentem a OFWCA.

Umowa z OFWCA powinna być więc konstruowana jako odrębny typ umowy cywilnoprawnej – najczęściej jako umowa współpracy, umowa o świadczenie usług albo umowa nienazwana, dostosowana do specyfiki działalności agencyjnej.

Nie chodzi jednak wyłącznie o nazwę dokumentu. Znaczenie ma również jego treść, cel oraz faktyczny sposób wykonywania współpracy.

Dlaczego prawidłowa kwalifikacja ma znaczenie?

Prawidłowe odróżnienie umowy z OFWCA od umowy agencyjnej ma znaczenie praktyczne. Może wpływać na zakres praw i obowiązków stron, zasady rozliczania prowizji, możliwość dochodzenia roszczeń po zakończeniu współpracy, zakaz konkurencji, ochronę klientów, dostęp do danych oraz odpowiedzialność za błędy w procesie sprzedaży.

Jeżeli umowa z OFWCA zostanie napisana tak, jakby była klasyczną umową agencyjną, może zwiększyć ryzyko sporów. OFWCA może próbować powoływać się na przepisy dotyczące umowy agencyjnej, w tym regulacje związane z prowizją, rozliczeniami po zakończeniu umowy, zakazem konkurencji albo świadczeniem wyrównawczym.

Z perspektywy agenta najważniejsze jest więc to, aby umowa jasno pokazywała, że OFWCA nie działa jako odrębny agent ani „podagent”, lecz wykonuje czynności w strukturze agenta, na podstawie właściwego upoważnienia i pod jego nadzorem.

Jakie ryzyka może tworzyć błędna kwalifikacja umowy z OFWCA?

Ryzyko błędnej kwalifikacji umowy z OFWCA nie polega wyłącznie na tym, że dokument zostanie nieprawidłowo nazwany. W praktyce większe znaczenie ma to, czy treść umowy i sposób jej wykonywania nie zbliżają się nadmiernie do klasycznej konstrukcji agencji.

Problem może pojawić się zwłaszcza wtedy, gdy umowa:

• posługuje się pojęciami typowymi dla klasycznej umowy agencyjnej;
• sugeruje dużą samodzielność OFWCA wobec klientów;
• nie wskazuje wyraźnie, że OFWCA działa w strukturze agenta i pod jego nadzorem;
• nie opisuje zasad wykonywania czynności zgodnie z procedurami agenta i zakładów ubezpieczeń;
• nie reguluje dostępu do systemów, materiałów i dokumentów;
• nie rozstrzyga zasad rozliczeń po zakończeniu współpracy;
• nie zawiera jasnych postanowień dotyczących klientów, bazy danych i poufności.

Im bardziej umowa i faktyczny model współpracy przypominają relację między samodzielnymi pośrednikami, tym większe pole do sporu o rzeczywisty charakter prawny tej relacji.

Nie oznacza to, że każda umowa z OFWCA jest zagrożona kwalifikacją jako umowa agencyjna. Przepis szczególny wyraźnie temu przeciwdziała. Oznacza to jednak, że umowa powinna być napisana w sposób spójny z konstrukcją ustawy o dystrybucji ubezpieczeń i faktyczną rolą OFWCA.

Co wynika z orzecznictwa sądów?

Charakter prawny umów zawieranych z osobami wykonującymi czynności agencyjne był już przedmiotem sporów sądowych.

W orzecznictwie podkreślano, że umowa zawierana przez agenta ubezpieczeniowego z osobą fizyczną wykonującą czynności agencyjne nie jest umową agencyjną w rozumieniu Kodeksu cywilnego, jeżeli dotyczy wykonywania czynności agencyjnych w modelu przewidzianym w przepisach regulujących pośrednictwo lub dystrybucję ubezpieczeń.

Przykładowo w wyroku Sądu Okręgowego w Warszawie z 21 lutego 2019 r., sygn. XX GC 8/17, sąd wskazał, że osoba wykonująca czynności agencyjne nie była i nie mogła być agentem ubezpieczeniowym w rozumieniu przepisów o pośrednictwie ubezpieczeniowym, a umowa dotycząca wykonywania czynności agencyjnych nie była umową agencyjną.

Podobnie w wyroku Sądu Rejonowego w Wołominie z 20 marca 2015 r., sygn. I C 2587/13, sąd uznał, że kwalifikacja umowy jako umowy agencyjnej była wykluczona z uwagi na przepis szczególny przewidujący, że umowa zawierana przez agenta z osobą fizyczną wykonującą czynności agencyjne nie jest uważana za umowę agencyjną.

Jednocześnie z orzecznictwa wynika, że sama nazwa umowy nie zawsze kończy dyskusję. W wyroku Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w Warszawie z 24 lipca 2019 r., sygn. IX GC 2070/16, sąd wskazał, że choć umowa zawarta przez strony nie była umową agencyjną i przepisy o agencji nie mogły mieć do niej zastosowania wprost, to jej przedmiot był zbliżony do umowy agencyjnej.

W praktyce wniosek jest następujący: przepis szczególny wyłącza kwalifikację typowej umowy z OFWCA jako umowy agencyjnej, ale nie zwalnia agenta z obowiązku starannego ukształtowania umowy. Treść dokumentu powinna być zgodna z rzeczywistym modelem współpracy i jednoznacznie odróżniać OFWCA od samodzielnego agenta.

Sama nazwa umowy nie wystarczy

Nazwanie dokumentu „umową współpracy” albo „umową o świadczenie usług” nie wystarczy, jeżeli jego treść i praktyka wykonywania będą sugerowały coś innego.

Z perspektywy dowodowej ważne jest, aby cała dokumentacja była spójna. Umowa, upoważnienie, regulamin prowizyjny, procedury sprzedaży, zasady korzystania z systemów i sposób komunikacji z klientem powinny pokazywać ten sam model: OFWCA wykonuje czynności agencyjne w strukturze agenta, zgodnie z udzielonym upoważnieniem, procedurami i zasadami nadzoru.

To szczególnie istotne przy większych multiagencjach, w których współpraca z OFWCA ma charakter powtarzalny i masowy. Im większa struktura, tym większe znaczenie mają jasne zasady współpracy i dokumentowania czynności.

Co powinna zawierać dobrze napisana umowa z OFWCA?

Dobrze przygotowana umowa z OFWCA powinna jasno odpowiadać na kilka podstawowych pytań.

Po pierwsze, powinna wskazywać, że OFWCA wykonuje czynności agencyjne w ramach struktury agenta, w granicach udzielonego upoważnienia i zgodnie z przepisami ustawy o dystrybucji ubezpieczeń, umowami agencyjnymi oraz instrukcjami zakładów ubezpieczeń.

Po drugie, powinna opisywać zasady nadzoru agenta nad OFWCA. Warto uregulować sposób raportowania, dokumentowania czynności, korzystania z systemów, przekazywania informacji klientom oraz stosowania materiałów sprzedażowych i marketingowych.

Po trzecie, umowa powinna jasno określać zasady wynagradzania. Dotyczy to zwłaszcza momentu powstania prawa do wynagrodzenia, zasad korekt, chargebacków, zwrotów prowizji, rozliczeń po rozwiązaniu współpracy oraz sytuacji, w których wynagrodzenie nie jest należne.

Po czwarte, należy zadbać o postanowienia dotyczące poufności, ochrony danych, zakazu korzystania z bazy klientów poza strukturą agenta, zakazu udostępniania loginów oraz obowiązku zwrotu dokumentów i materiałów po zakończeniu współpracy.

Po piąte, umowa powinna przewidywać procedurę zakończenia współpracy: rozliczenie prowizji i korekt, blokadę dostępów, zwrot dokumentów, zakończenie korzystania z materiałów agenta oraz zasady dalszego kontaktu z klientami.

Zakaz konkurencji nie przesądza o charakterze umowy

W umowach z OFWCA często pojawia się zakaz konkurencji, zakaz przejmowania klientów albo zakaz obchodzenia agenta. Sama obecność takiego postanowienia nie oznacza jeszcze, że umowa staje się umową agencyjną.

Zakaz konkurencji może występować również w umowach o współpracy, umowach o świadczenie usług czy innych umowach nienazwanych. Jego podstawą jest co do zasady swoboda umów. Kluczowe jest jednak to, aby taki zakaz był rozsądnie opisany i możliwy do obrony z perspektywy interesu agenta.

W praktyce warto odróżnić szeroki zakaz konkurencji od bardziej precyzyjnych narzędzi, takich jak:

• zakaz przejmowania klientów;
• zakaz obchodzenia agenta;
• obowiązek poufności;
• ochrona bazy danych;
• zakaz wykorzystywania materiałów, dokumentów i know-how agenta po zakończeniu współpracy.

Takie postanowienia często lepiej odpowiadają realnym potrzebom agenta niż bardzo ogólny zakaz konkurencji.

OFWCA na działalności gospodarczej – czy to coś zmienia?

W praktyce wiele osób wykonujących czynności agencyjne współpracuje z agentami w modelu B2B, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą. Sama forma działalności nie zmienia jednak istoty relacji.

Decydujące znaczenie ma charakter wykonywanych czynności. Jeżeli dana osoba działa jako OFWCA, na podstawie upoważnienia i w modelu przewidzianym w ustawie o dystrybucji ubezpieczeń, to sam fakt prowadzenia działalności gospodarczej nie powoduje, że staje się agentem w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

To kolejny powód, dla którego umowa B2B z OFWCA powinna być przygotowana starannie. Powinna uwzględniać cywilnoprawny charakter współpracy, ale jednocześnie nie powinna tworzyć wrażenia, że OFWCA działa jako niezależny pośrednik albo „podagent”.

Praktyczna puenta

Umowa z OFWCA nie powinna być traktowana jako prosty formularz do podpisu przy rozpoczęciu współpracy. To dokument, który porządkuje jeden z najważniejszych obszarów działalności agenta: wykonywanie czynności agencyjnych przez osoby działające w jego strukturze.

Dobrze przygotowana umowa powinna nie tylko odróżniać relację agent–OFWCA od klasycznej umowy agencyjnej, ale również realnie zabezpieczać agenta na wypadek sporu o prowizje, klientów, zakaz konkurencji, dostęp do danych, odpowiedzialność za błędy sprzedażowe albo zakończenie współpracy.

W praktyce najważniejsze nie jest więc samo nazwanie dokumentu „umową współpracy”. Kluczowe jest to, aby jego treść i sposób wykonywania potwierdzały, że OFWCA działa w strukturze agenta, na podstawie właściwego upoważnienia i pod jego nadzorem – a nie jako samodzielny agent.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.