W poprzednich artykułach informowaliśmy o nadchodzących zmianach związanych z systemem e-Doręczeń. Teraz, gdy terminy wdrożenia tego rozwiązania są coraz bliżej, ponownie przypominamy o jego kluczowych aspektach. System e-Doręczeń wkrótce stanie się obowiązkowy dla wielu podmiotów (w niektórych przypadkach już obowiązuje), a jego brak może prowadzić do trudności w kontaktach z administracją publiczną. Warto już teraz przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany, by uniknąć niepotrzebnych komplikacji i dostosować się do nowych regulacji. Sprawdź, kogo obejmuje obowiązek, jakie terminy są kluczowe i jak najlepiej przygotować się do wdrożenia e-Doręczeń w swojej organizacji.

E-Doręczenia – nowoczesny system korespondencji elektronicznej

System e-Doręczeń to innowacyjne rozwiązanie umożliwiające wysyłkę i odbiór korespondencji elektronicznej w sposób zapewniający pełną skuteczność doręczenia, na wzór tradycyjnej przesyłki poleconej, potwierdzonej odbiorem. Potwierdzenia nadania oraz odbioru generowane są automatycznie przez system, co zapewnia pełną transparentność oraz wysoki poziom bezpieczeństwa komunikacji.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-Doręczeń?

Organy publiczne, takie jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy urzędy miejskie, już od 1 stycznia 2025 r. zobowiązane są do doręczania pism wyłącznie w formie elektronicznej. Kolejne grupy instytucji publicznych sukcesywnie będą wdrażać ten system, a jako ostatnie – do 1 października 2029 r. – obowiązkowo przystąpią do niego sądy, prokuratura, policja oraz komornicy sądowi. Co istotne, już od 1 lipca 2024 r. systemy komornicze są dostosowane do obsługi e-Doręczeń, a komornicy mogą dobrowolnie z niego korzystać.

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń nie dotyczy jednak wyłącznie administracji publicznej. Obejmuje on również podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Zgodnie z harmonogramem wdrożenia e-Doręczeń, od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy także spółek publicznych oraz nowo rejestrowanych podmiotów w KRS. Natomiast podmioty już wpisane do KRS przed tą datą mają czas na wdrożenie e-Doręczeń do 1 kwietnia 2025 r.

Jak korzystać z e-Doręczeń?

Dla korzystania z e-Doręczeń konieczne jest spełnienie dwóch kluczowych wymagań:

• Posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE);
• Aktywacji kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (QERDS).

Usługa e-Doręczeń jest świadczona przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania, którzy odpowiadają m.in. za weryfikację nadawcy i odbiorcy oraz zabezpieczenie korespondencji przed nieautoryzowanym dostępem. Do dostawców tych należą m.in.: Asseco Data Systems S.A., Poczta Polska S.A., Autenti sp. z o.o., KFJ Inwestycje sp. z o.o. oraz Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Terminy na wdrożenie e-Doręczeń przez podmioty wpisane do KRS

• Nowo rejestrowane podmioty w KRS od 1 stycznia 2025 r.: Obowiązek posiadania ADE dotyczy podmiotów wpisywanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. Wniosek o utworzenie ADE stał się integralną częścią procesu rejestracji w KRS.
• Podmioty wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r.: Podmioty, które zostały wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r., są zobowiązane do założenia ADE najpóźniej do 1 kwietnia 2025 r.
• Osoby zakładające jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) po 1 stycznia 2025 r.: Przedsiębiorcy rejestrujący jednoosobową działalność gospodarczą po 1 stycznia 2025 r. będą zobowiązani do podania danych niezbędnych do utworzenia ADE podczas procesu rejestracji.
• Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r.: Przedsiębiorcy, którzy zostali wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) przed 1 stycznia 2025 r., muszą założyć ADE do 1 października 2026 r., o ile nie dokonają wcześniej zmian we wpisie.

Przygotowanie organizacji do wdrożenia e-Doręczeń

Skuteczna implementacja systemu e-Doręczeń wymaga zaangażowania działów administracyjnych i HR. Aby zapewnić sprawne funkcjonowanie nowego systemu, warto podjąć następujące działania:

• Wyznaczyć osoby odpowiedzialne za obsługę systemu e-Doręczeń i dostosować ich zakres obowiązków;
• Opracować procedury zarządzania korespondencją, zwłaszcza w kontekście tzw. fikcji doręczeń (po 14 dniach pismo uznaje się za doręczone);
• Zapewnić szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za obsługę skrzynki ADE;
• Stworzyć procedury zastępstw, aby zagwarantować ciągłość odbioru korespondencji w przypadku nieobecności osoby odpowiedzialnej za jej odbiór.

Wymogi RODO przy wdrażaniu e-Doręczeń

Każda organizacja, przed wdrożeniem e-Doręczeń, powinna przeprowadzić analizę ryzyka i zaktualizować dokumentację RODO, w tym rejestry czynności przetwarzania oraz upoważnienia dla pracowników mających mieć dostęp do skrzynki ADE. Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, w których monitoring skrzynki ADE powierzony jest osobie spoza organizacji, np. współpracownikowi lubfirmie zewnętrznej. W takich przypadkach należy zadbać o odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych oraz kontrolę nad ich realizacją.

Konsekwencje zaniechania założenia adresu do doręczeń elektronicznych

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje sankcji za brak założenia adresu do doręczeń elektronicznych.

Jednak brak realizacji tego obowiązku może prowadzić do trudności w funkcjonowaniu firmy. W przypadku zaniechania założenia e-Doręczeń, każdy kontakt z administracją publiczną może wiązać się z opóźnieniami w załatwianiu spraw. Wymagać to będzie bowiem korzystania z trybu hybrydowego – podmiot publiczny nada pismo w formie elektronicznej, a następnie operator wydrukuje je i doręczy w tradycyjnej formie, jako przesyłkę poleconą.

Jeśli masz pytania dotyczące e-Doręczeń lub potrzebujesz wsparcia w ich wdrożeniu, nasza Kancelaria służy pomocą. Chętnie doradzimy, jak dostosować działalność do nowych regulacji i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami. Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść przez cały proces sprawnie i bezproblemowo.