Z dniem 5 października 2021 r. weszła w życie ustawa o doręczeniach elektronicznych, na podstawie której nałożono na przedsiębiorców oraz podmioty publiczne obowiązek elektronicznej wymiany korespondencji („e-Doręczenia”). Proces wdrażania przepisów o e-Doręczeniach jest wieloetapowy, a terminy na realizację tego obowiązku różnią się w zależności od rodzaju podmiotu. Dobrowolnie z usługi skorzystać może każdy obywatel. Jedynym warunkiem niezbędnym do skorzystania z niej jest posiadanie specjalnego adresu do e-Doręczeń.

Czym są e-Doręczenia?

E-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Umożliwia ona elektroniczne wysyłanie i odbieranie korespondencji, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

E-Doręczenia docelowo mają być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Usługa w wielu przypadkach zastąpi osobiste wizyty w placówkach, co zdecydowanie wpłynie na przyspieszenie przepływu korespondencji. Skrzynka do e-Doręczeń umożliwia odebranie listu z dowolnego miejsca i w dowolnej porze dnia. E-Doręczenia mają zapewnić poprawę bezpieczeństwa przepływu informacji poprzez jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata.

Nie każdy rodzaj korespondencji może być jednak doręczony za pomocą e-Doręczeń. Wyłączeniu z mocy ustawy podlegają między innymi doręczenia korespondencji zawierającej informacje niejawne oraz z zakresu zamówień publicznych i robót budowlanych.

Operator wyznaczony

Do świadczenia usługi e-Doręczeń uprawnieni są wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A., jako aktualny dostawca publiczny, oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji. Do obowiązków operatora wyznaczonego należy przede wszystkim wystawienie dowodu wysłania i dowodów otrzymania korespondencji.

Jak zacząć korzystać z e-Doręczeń?

W celu skorzystania z usługi należy w pierwszej kolejności założyć i aktywować specjalny adres do e-Doręczeń („ADE”). W przypadku wyboru publicznego dostawcy usług wniosek o utworzenie ADE można złożyć za pośrednictwem Biznes.gov.pl lub przez KRS albo CEIDG, przy okazji wpisu do rejestru albo jego aktualizacji (od 5 lipca 2022 r.). Uwaga! Adres do e-Doręczeń nie jest adresem e-mail.

Baza adresów elektronicznych („BAE”)

Adresy do e-Doręczeń znajdować się będą w bazie adresów elektronicznych. Wpis adresu do BAE jest równoznaczny z żądaniem elektronicznego doręczenia korespondencji. Adresy znajdujące się w BAE będą mogli wyszukiwać tylko użytkownicy korzystający z usługi.

Zasadą jest, że każdy podmiot uprawniony jest do posiadania jednego adresu do e-Doręczeń. Wyjątkiem są podmioty publiczne, dla których, za zgodą ministra właściwego do sieci informatyzacji, do BAE możliwe jest wpisanie więcej niż jednego ADE. W takim przypadku podmiot publiczny zobowiązany będzie wskazać główny adres przeznaczony do e-Doręczeń.

Adresy osób fizycznych niezwiązane z prowadzącą przez nich działalnością gospodarczą będą udostępniane w BAE przez okres 3 lat (z możliwością przedłużenia na okres kolejnych 3 lat). Pozostałe podmioty otrzymają adres bezterminowo. W przypadku śmierci osoby fizycznej, czy też wykreślenia przedsiębiorcy z KRS lub CEIDG adresy zostaną automatycznie usunięte.

Administrator skrzynki

Podmioty publiczne oraz podmioty niepubliczne niebędące osobą fizyczną będą zobowiązane wyznaczyć administratora skrzynki doręczeń. Pozostałe podmioty uprawnione będą miały natomiast możliwość wyboru samodzielnego zarządzania skrzynką albo wyznaczenia administratora, który będzie to robił w ich imieniu. Zarządzanie skrzynką polegać będzie m.in. na wysyłaniu i odbieraniu korespondencji.

Ważne terminy

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń można złożyć w dowolnym momencie. Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje jednak określone ramy czasowe w przypadku podmiotów zobowiązanych do jego posiadania.

W przypadku przedsiębiorców terminy, od których są zobowiązani do skorzystania z e-Doręczeń przedstawiają się następująco:
• 1 października 2022 r. – przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 5 lipca 2022 r.,
• 1 października 2026 r. – przedsiębiorcy wpisani do CEIDG.

Obowiązkowi posiadania ADE podlegać będą również od 5 lipca 2022 r. inne podmioty niepubliczne, w tym w szczególności adwokaci i radcy prawni wykonujący zawód.

Urzędy i inne podmioty publiczne zaczną korzystać z e-Doręczeń w następującej kolejności:
• 5 lipca 2022 r. – organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, Narodowy Fundusz Zdrowia, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego , organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
• 1 stycznia 2023 r. – uczelnie wyższe, Polska Akademia Nauk,
• 1 stycznia 2024 r. – jednostki samorządu terytorialnego i ich związki,
• 1 października 2029 r. – sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna,
• 1 stycznia 2025 r. – pozostałe podmioty publiczne.

Publiczna usługa hybrydowa (PUH)

Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza również publiczną usługę hybrydową, która jest swojego rodzaju kompromisem pomiędzy usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego a tradycyjną korespondencją papierową. Została ona przewidziana dla osób, które z różnych względów nie chcą lub nie mogą skorzystać z usługi elektronicznej. W ramach PUH operator wyznaczony przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do e-Doręczeń w przesyłkę listową w celu doręczenia jej do adresata. Przekształceniu nie będą podlegać ze względu na swoją formę m.in. dokumenty będące nagraniem dźwiękowym, oprogramowaniem czy też grafiką 3D.

Czy e-Doręczenia są bezpłatne?

Korespondencja między podmiotami publicznymi jest bezpłatna. W przypadku otrzymania przez podmiot niepubliczny korespondencji pochodzącej od podmiotu publicznego, koszty przesyłki ponosi nadawca, czyli urząd. Jeżeli natomiast podmiot niepubliczny wysyła korespondencję do podmiotu publicznego, jest on zwolniony z opłaty, a publiczny dostawca usługi otrzymuje z tego tytułu dotację przedmiotową.

Niniejszy artykuł został opublikowany w dniu 25 marca 2022 r. w serwisie e-Petrol: https://www.e-petrol.pl/sekcja-prawna-przepisy/108856/edoreczenia-rewolucyjne-zmiany-w-komunikacji-z-podmiotami-publicznymi