Już od 1 lipca 2021 r. wejdą w życie zmiany wprowadzone na mocy ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (z uwzględnieniem zmiany w przedmiocie terminu wejścia w życie elektronicznego postępowania rejestrowego wprowadzonej na mocy ustawy z dnia 21 stycznia 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw).

Nowelizacja poprzez zastąpienie papierowej formy składania wniosków do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego formą elektroniczną wprowadza elektronizację postępowania rejestrowego. Ma ona na celu przede wszystkim przyspieszenie rozpoznawania spraw rejestrowych, co znacząco powinno wpłynąć na zwiększenie efektywności funkcjonowania sądów rejestrowych, a także na ułatwienie wprowadzania zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej „KRS”) przez przedsiębiorców oraz inne podmioty.

Główne założenia nowych przepisów:

I. Zmiana formy składania wniosków do rejestru przedsiębiorców KRS

Aktualnie do końca czerwca 2021 r. przedsiębiorcy mają możliwość składania wszelkich wniosków i pism do KRS w formie papierowej. Od 1 lipca 2021 r. jedyną formą złożenia wniosku do KRS będzie już forma elektroniczna.

Wniosek o wpis lub zmianę składany będzie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przy użyciu specjalnych interaktywnych formularzy. Będą one dostępne m.in. po zalogowaniu się do portalu w systemie teleinformatycznym lub na oficjalnej stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Oznacza to konieczność posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Dotyczy to także dalszych pism wnoszonych w danej sprawie, z wyłączeniem środków zaskarżenia, do których rozpoznania właściwy jest Sąd Najwyższy. W przypadku nadzwyczajnych środków zaskarżenia wnoszonych do Sądu Najwyższego (np. kasacja) zastosowanie będzie mieć forma papierowa.

Systemem teleinformatycznym, za pośrednictwem którego będzie można składać wnioski, jest Portal Dostępowo-Informacyjny (dalej „PDI”). Jego adres dostępny jest na stronach podmiotowych Ministerstwa Sprawiedliwości w Biuletynie Informacji Publicznej (https://pdi.ms.gov.pl/). Za pomocą PDI możliwe będzie dokonanie zmian we wszystkich rodzajach spółek podlegających wpisowi do KRS. W przypadku spółek, które zostały utworzone za pomocą portalu S24 (tj. spółek jawnych, komandytowych i z ograniczoną odpowiedzialnością), zmiany będzie można zgłosić również za pośrednictwem portalu S24, o ile uprzednio nie były rejestrowane żadne zmiany z wykorzystaniem formularzy papierowych.

W przypadku wnoszenia zwyczajnych środków zaskarżenia do sądu II instancji (np. apelacji, zażaleń) wybór formy ich złożenia zastrzeżony będzie dla składającego. Zgodnie bowiem z przepisem art. 694^6a k.p.c. Po przedstawieniu lub udostępnieniu akt sprawy sądowi drugiej instancji na skutek wniesionego środka odwoławczego pisma oraz dokumenty mogą być składane w postaci papierowej do czasu zakończenia postępowania przed tym sądem. Postępowanie będzie więc toczyć się w formie elektronicznej tak długo, dopóki będzie prowadzone przez sąd rejestrowy (sąd I instancji). Przykładowo, jeśli sprawa na skutek środka zaskarżenia (wniesionego w formie elektronicznej do sądu I instancji, którym to będzie sąd rejestrowy) zostanie przekazana do sądu II instancji, dalsze pisma w tej sprawie będzie można składać w formie elektronicznej lub papierowej (w zależności od wyboru składającego). W przypadku wnoszenia środka zaskarżenia w formie papierowej trzeba będzie uzyskać informację (np. telefonicznie), czy akta danej sprawy zostały przedstawione lub udostępnione sądowi II instancji.

Uwaga! W przypadku skargi na orzeczenie referendarza sądowego, którą rozpoznaje ten sam sąd rejestrowy, który wydał zaskarżone orzeczenie jako sąd I instancji, zastosowanie będzie mieć forma elektroniczna. Sprawa jest bowiem rozpoznawana cały czas na poziomie sądu rejestrowego.

Wskazać należy, że zgodnie z nowelizacją „Formularz  zawiera  niezbędne  pouczenia  dla  stron dotyczące  sposobu  jego  wypełniania,  wnoszenia  i skutków  niedostosowania wniosku do wymagań przewidzianych dla pism procesowych”. Oznacza to, że:

1. wniosek  złożony  w innej  formie  niż  za  pośrednictwem  systemu teleinformatycznego i nieopłacony podlega  zwróceniu  bez  wzywania   do uzupełnienia braków,

2. wniosek złożony za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i nieopłacony nie wywołuje skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem wniosku do sądu rejestrowego,  o czym sąd poucza wnoszącego pismo (analogicznie również podlega zwróceniu bez wzywania do uzupełnienia braków),

3. nieprawidłowo wypełniony wniosek o wpis podlega zwróceniu bez wzywania do  uzupełnienia braków, jeżeli z powodu nieprawidłowego wypełnienia nie jest możliwe nadanie wnioskowi prawidłowego biegu.

W razie zwrócenia wniosku zgodnie z ww. pkt 1-3 może on być ponownie złożony  w terminie 7 dni  od  daty doręczenia zarządzenia o zwrocie. Jeżeli wniosek ponownie złożony nie zawiera braków, wywoła on skutek od daty pierwotnego wniesienia. Skutek taki nie nastąpi w razie kolejnego  zwrotu wniosku, chyba że zwrot nastąpił na skutek braków uprzednio niewskazanych.

Ważne! Wyżej wymienione zmiany dotyczą podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS. Jeżeli zaś chodzi o podmioty wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej KRS (bez rejestru przedsiębiorców) mogą one wybrać formę złożenia wniosku – w formie papierowej lub elektronicznej.

II. Załączniki do wniosku składanego do KRS również składane będą w formie elektronicznej

Dokumenty stanowiące podstawę wpisu (załączniki) również powinny mieć formę elektroniczną. W przypadku, gdy mają one formę papierową wnioskodawca może:

1. załączyć ich skan, którego zgodność z oryginałem zostanie poświadczona elektronicznie przez notariusza albo pełnomocnika będącego radcą prawnym lub adwokatem,

2. załączyć niepoświadczony skan, a następnie (w ciągu 3 dni od złożenia wniosku) przesłać do sądu oryginał albo urzędowo poświadczony odpis.

Jeżeli chodzi o inne dokumenty podlegające złożeniu do akt rejestrowych, to składane one będą w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach. Załączniki do wniosku złożonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sporządzone w postaci elektronicznej, opatrywać się będzie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

W przypadku wniosku kierowanego do KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez profesjonalnego pełnomocnika trzeba będzie załączyć pełnomocnictwo lub jego odpis. Podobnie, jak w przypadku ww. załączników, pełnomocnik będący radcą prawnym lub adwokatem będzie mógł poświadczyć elektronicznie odpis pełnomocnictwa za zgodność z oryginałem lub przesłać do sądu oryginał pocztą. Zgodnie bowiem z projektem ustawy: Ze względu na bezpieczeństwo i pewność obrotu, biorąc pod uwagę, że wszystkie wnioski dotyczące podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców będą składane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wprowadzono w art. 694³ § 3² kpc wymóg dołączania do wniosku składanego przez pełnomocnika pełnomocnictwa lub jego odpisu, co skutkowało koniecznością wyłączenia stosowania art. 89 § 1¹ kpc.

Uwaga! Jeżeli do wniosku trzeba będzie dołączyć akt notarialny, którego wypis lub wyciąg został umieszczony w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (w skrócie: CREWAN), wnioskodawca będzie podawał we wniosku numer tego dokumentu w CREWAN. Po zarejestrowaniu wniosku dokument, którego numer w CREWAN został podany przez wnioskodawcę, będzie automatycznie przekazywany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego z CREWAN i dołączany do wniosku.

III. Dostęp do akt rejestrowych

Kolejną konsekwencją nowelizacji w zakresie elektronizacji postępowania rejestrowego jest zmiana w dostępie do akt rejestrowych. Dostęp do akt danego podmiotu ma być także elektroniczny. Akta rejestrowe prowadzone będą wyłącznie w formie elektronicznej. Istniejące aktualnie akta w wersji papierowej nie będą digitalizowane, a akta w wersji elektronicznej nie będą drukowane i załączane do akt papierowych.

Jeśli zaś chodzi o akta spraw prowadzonych przez sąd II instancji w sprawach rejestrowych oraz dokumenty składane do akt rejestrowych w wersji papierowej, to będą one – po przetworzeniu na wersję elektroniczną – załączone odpowiednio do akt papierowych. Mają one jednak stanowić jedynie, tzw. wersję pomocniczą wobec prowadzonych akt elektronicznych. W konsekwencji dla spółki zarejestrowanej przed 1 lipca 2021 r. prowadzone będą akta zarówno w wersji papierowej (obejmujące zdarzenia do 1 lipca 2021 r., w tym dokumenty przesłane w wersji papierowej po 1 lipca 2021 r.) jak i elektronicznej (obejmujące zdarzenia po 1 lipca 2021 r.).

Wnioski

Wejście w życie nowych przepisów z pewnością wpłynie pozytywnie na przyspieszenie rozpoznawania spraw przez sądy rejestrowe. Aktualnie bowiem tradycyjne rozpoznawanie spraw przez sądy rejestrowe trwa bardzo długo, a stan niezgodności treści wpisu w KRS ze stanem faktycznym zwiększa ryzyko licznych nadużyć. Nie ulega więc wątpliwości, że nowelizacja zdecydowanie wpłynie na poprawę bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

Nowelizacja niewątpliwie ma również na celu minimalizację liczby błędów popełnianych w dotychczasowych wnioskach, a także ułatwienie składania wniosków przez przedsiębiorców. Interaktywne formularze, udostępnione m.in. w portalu teleinformatycznym, będą bowiem zawierały podpowiedzi przy ich składaniu, a także konieczność uzupełnienia niezapisanych pól. Przyczyni się to również do większej kontroli przez przedsiębiorców w zakresie wprowadzanych zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym poprzez szybszy kontakt z sądem rejestrowym (tzw. powiadomienia w portalu teleinformatycznym).

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.